Como contratar a recepcionista ideal para o consultório odontológico

Você sabia que a recepção de seu consultório é uma ferramenta importantíssima para captação e fidelização de clientes? Toda a vez que uma pessoa telefona para pedir informações ou vai ao consultório para um atendimento, a recepcionista é a primeira pessoa com quem ela fala. Se essa profissional souber atender bem o cliente, com simpatia e paciência, além de ser competente em suas funções, a impressão que o paciente terá do seu consultório será totalmente positiva, antes mesmo de ser atendido pelo dentista. No entanto, se for mal atendido ou tiver sua consulta desmarcada com um aviso sem antecedência, por exemplo, as chances de procurar outro consultório será bastante grande.

Por isso, contratar a recepcionista ideal é uma necessidade para todos aqueles que querem investir no crescimento de seu consultório odontológico. Mas como acertar na contratação? Veja a seguir!

Contrate uma empresa de RH para fazer a seleção

É comum que profissionais queiram reduzir custos, especialmente quando estão começando sua carreira e, assim, optam por contratar alguém da família ou conhecido para ficar na recepção do consultório, imaginando que este é um serviço simples e que não requer muita qualificação. Porém, isso é um erro grande, pois se a recepcionista não tiver características essenciais para desenvolver um bom trabalho, você estará prejudicando a imagem de seu consultório.

Portanto, nunca contrate alguém sem qualificação. Se você não tem tempo de fazer uma boa seleção de profissionais para recepção, a melhor coisa é contratar uma empresa de RH para direcionar o processo. Uma empresa séria fará a seleção de inúmeros candidatos, deixando para você entrevistar apenas os que são qualificados à função. Você economiza tempo, contrata a pessoa certa e ainda tem uma justificativa para não contratar aquela filha de um amigo que está desempregada: é uma empresa de RH que faz a seleção.

Verifique características pessoais na entrevista

Mesmo que uma empresa de RH filtre os candidatos mais qualificados, conforme sua experiência e habilidades técnicas para o serviço, chegará o momento de você entrevistar a pessoa. Nessa hora, o dentista precisa se atentar ao comportamento do candidato, para ver se tem características pessoais que transmitam a imagem que você espera passar do seu consultório: um lugar sério e que prioriza o paciente. Confira a seguir os principais atributos que sua recepcionista precisa ter e você pode observar durante a entrevista:

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Educação e cordialidade

Para atender a clientes, fornecedores e demais pessoas que apareçam no consultório, a pessoa precisa ser bem educada, simpática e estar sempre disposta a ajudar. Verifique durante a entrevista como ela conversa com você, se é respeitosa, paciente e agradável todo o tempo.

Boa comunicação

A recepcionista auxiliará o dentista e orientará os pacientes, marcando consultas e circulando informações internamente. Se não souber se expressar de maneira clara e objetiva, por meio da fala e da escrita, poderá fazer uma série de confusões. Durante a entrevista, então, note se o candidato ouve atentamente suas perguntas, se responde sem fugir do tema e se fala de maneira clara, sem precisar ficar explicando o que quer dizer. Também note se utiliza muitas gírias, pois estas são atitudes que certamente afastam clientes em qualquer lugar.

Boa aparência

Alguém que cuida de sua aparência e, principalmente, é uma pessoa higiênica, é essencial para a imagem do seu consultório. Por ser um local de saúde, ter uma recepcionista que não tenha cuidado com seus dentes, por exemplo, gera uma péssima impressão do consultório ao paciente.

Atente-se ao período de experiência

Mesmo com uma seleção cuidadosa, existem coisas que só vemos na prática. Sua recepcionista precisa ser multitarefa, conseguir atender a clientes no consultório ao mesmo tempo que marca consultas por telefone e insere dados no sistema, por exemplo. Portanto, durante os meses de experiência, você precisa estar atento para ver se, de fato, ela se adapta ao dia a dia do serviço.

Após dar um treinamento de como a recepcionista deve proceder, observe se tudo acontece como solicitado. Muito importante nesse sentido é que a recepção esteja sempre limpa e organizada, para que o cliente se sinta bem em aguardar o atendimento ali. Veja se sua recepcionista é proativa e oferece distrações aos pacientes, como revistas ou, caso seja um consultório de odontologia infantil, brinquedos para as crianças. Note se sua recepcionista gosta do que faz e trabalha motivada.

Também observe sua postura profissional: ela deve se portar adequadamente, não utilizar internet e telefone para resolver assuntos com regularidade. Acompanhe a agenda para ver se todas as informações dos pacientes estão sendo colhidas e se os registros ocorrem de maneira organizada.

É muito importante que, durante o período de experiência, você mantenha uma outra opção de candidato. E, caso sua recepcionista não faça bem suas tarefas durante esse tempo, não hesite em chamar outra pessoa.

A recepção de seu consultório é essencial para o crescimento do seu negócio. Utilize essas dicas e faça uma excelente contratação!

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