O consultório odontológico, como toda empresa, precisa garantir o melhor atendimento aos clientes. Isso envolve a constante atualização técnica por parte dos dentistas, o investimento em equipamentos modernos, a locação em um ambiente agradável, bem localizado e constantemente limpo. Mas além dos cuidados fundamentais que citamos, a reputação de uma clínica odontológica também depende da postura adequada de todos os seus colaboradores. A secretária, ou recepcionista, é uma figura muito importante porque o primeiro contato que o cliente faz com a empresa costuma ser através dela.
E nessa hora, se a secretária não estiver preparada para atender com excelência, pode transmitir uma imagem negativa da clínica ao paciente. Pensando nisso, elaboramos o post de hoje detalhando cinco características essenciais que toda secretária de sucesso deve ter. Confira!
1. Boa apresentação
O ditado já diz “A primeira impressão é a que fica”. Quando se trata das impressões de um novo cliente, a apresentação ganha ainda mais importância. Por isso, é fundamental que a secretária cultive boa aparência, sempre. Devem-se evitar bijuterias grandes, unhas muito coloridas e maquiagem carregada. O uso do uniforme é uma medida eficaz porque causa identificação com o ambiente odontológico e também ajuda a evitar gafes como decotes grandes ou roupas muito justas. Cabelos, unhas, roupas e sapatos devem estar sempre limpos, conferindo aspecto higiênico à profissional.
2. Pontualidade
Ser pontual é um gesto de educação e respeito com o ambiente de trabalho. Por isso, a secretária deve estar na clínica sempre no horário correto. Não deixe os pacientes esperando!
3. Organização
Outra característica importantíssima para o bom desempenho de uma secretária é a organização. Essa profissional precisa conhecer todo o funcionamento da clínica ou do consultório odontológico. Todos os dados e documentos referentes aos pacientes também precisam ser corretamente arquivados, os contatos agendados e os horários bem definidos. Não se esqueça de que a secretária é a principal fonte para os dentistas quando eles precisam tomar conhecimento ou se lembrar de compromissos com seus pacientes.
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4. Sempre bem informada
A boa comunicação entre clínica e pacientes começa pela secretária. É ela quem transmite informações de ambos os lados. Por isso, além de organizada, ela precisa conhecer toda a rotina da clínica odontológica, os horários dos dentistas, o tempo estimado para cada atendimento, as formas de pagamento, dentre outros. Cabe a ela, ainda, enviar mensagens aos pacientes com lembretes sobre consultas, e-mails em datas comemorativas e as demais ações de relacionamento com a clientela.
5. Simpatia
Escolhemos essa qualidade para finalizar nosso post porque todas as características que listamos acima são muito importantes, mas sem uma boa dose de simpatia, dificilmente a secretária vai se destacar no seu trabalho. A rotina de trabalho não costuma ser fácil para ninguém, afinal, sempre há muitas tarefas e metas a cumprir. Mas a secretária que sempre mantém um sorriso no rosto, está sempre disposta a colaborar para facilitar o trabalho da equipe e sabe tratar com paciência e gentileza o cliente, chefe ou fornecedor mais complicado. Uma secretária com esse perfil certamente se torna uma figura ímpar e querida dentro da empresa.
Quais dessas características você observa em uma contratação? Comente.
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É um artigo muito interessante para a minha filha.
Achei-o muito interessante e rico para a minha filhota.
gostaria de saber quais são os direitos da secretaria em termo de subsidio
Eu gosto de aprende o curso de secretáriado porque sempre inspirei este curso.