Erros de iniciante: quem nunca os cometeu? Além de comuns, são naturais: afinal, quem está abrindo um consultório odontológico do zero tem que tomar dezenas de decisões, muitas delas extremamente difíceis, como onde instalar o espaço, como conseguir financiamento, como reter clientes, dentre outras. Além disso, há pequenas decisões do dia a dia, como quanto material de escritório estocar e qual marca de café servir para seus pacientes na recepção. Tudo importa! Afinal, agora você responde por uma empresa e pelo nome dela.
Neste contexto, é normal tomar algumas decisões e depois verificar que elas não eram as melhores. Faz parte do processo de aprendizado. Ser dono do próprio negócio, no entanto, exige que você não só tome decisões, como as corrija a tempo, se necessário. Por isso, é essencial saber quais são os maiores erros de quem abre um consultório odontológico e como evitá-los:
Não monitorar as horas de trabalho dos funcionários
Muitos empresários iniciantes, principalmente os mais jovens, costumam ser bastante informais no dia a dia da empresa. Prezam o bom humor e a boa relação com os funcionários acima de tudo. Por isso, costumam confiar cegamente na equipe que trabalha com eles. Confiança é fator essencial em qualquer relação, inclusive de trabalho, no entanto, é importante lembrar que negócios são negócios.
Muitos donos de consultórios odontológicos acabam aprendendo da pior forma possível que funcionários podem, sim, abusar de sua generosidade e trabalhar menos horas do que deveriam (apesar de receberem por elas) ou inventar horas extras inexistentes. Para evitar que isso aconteça no seu consultório é importante contar com um sistema de ponto e, eventualmente, conferir se as horas que seus funcionários deveriam estar trabalhando estão sendo efetivamente cumpridas.
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Não ter um manual de conduta
Toda empresa, inclusive um consultório odontológico, deve ter um manual de conduta. Este documento funciona como um livro de instruções para sua equipe, definindo papéis e regras, garantindo que todos seguirão o padrão de qualidade que você deseja para seu consultório e para o atendimento aos seus pacientes. Coloque no manual de conduta a missão da sua empresa, a escala de trabalho, o horário de cada funcionário de acordo com a função ocupada, política da companhia em relação a atrasos e absenteísmo, padrões de vestuário e outros.
Não analisar relatórios
A maioria dos consultórios odontológicos conta com sistemas de gestão para gerenciar o dia a dia da empresa. No entanto, muitos empresários simplesmente esquecem de analisar os relatórios gerados, deixando de ficar cientes de pontos importantes para o gerenciamento do consultório, como pagamentos feitos pelos clientes, depósitos realizados para o pagamento de contas, lista de novos pacientes. Cuidado com isso! É essencial ficar de olho nas contas todos os meses.
Não definir um salário
É senso comum que quem está começando um negócio, seja um dentista, um florista ou um publicitário, não receba nenhum tipo de pagamento no início das operações da empresa e acabe pegando o que sobra, misturando isso na conta pessoal ou usando quantias conforme sua necessidade. O capital de giro geralmente é bem restrito e todo o dinheiro que entra acaba voltando como investimento no próprio negócio para que ele continue funcionando e crescendo. Apesar de ser verdade que a prioridade para um empresário iniciante seja pagar todas as contas do consultório antes de qualquer retirada, é importante sim que ele defina quando pode tirar por mês. Caso contrário, é bem possível que as finanças do negócio sejam prejudicadas.
Se você está cometendo algum destes erros no seu consultório odontológico, pare, reflita e corrija-os já! Melhorar é sempre possível!
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