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Dicas para organizar o consultório odontológico


Dicas para organizar o consultório odontológico

Buscar se atualizar e ser muito eficiente provavelmente são características que descrevam você como dentista e a sua clínica como um todo. Mas muitos pacientes podem nem chegar a ver essas qualidades se o seu consultório não estiver à altura.

Além do profissionalismo exigido na profissão, é necessário também ter um escritório organizado e prático. Isso não só aumenta a credibilidade do profissional, mas auxilia processos, permite que tempo não seja perdido e muito menos que o paciente seja colocado em risco.

Por isso, organizar o consultório odontológico é fundamental em uma prática bem sucedida. Neste post, separamos algumas dicas para facilitar esta tarefa e apontamos quais pontos devem ser considerados.

8 dicas para organizar o consultório:

1 – Pense na primeira impressão

Organizar o consultório é importante principalmente porque essa é a primeira impressão que seus pacientes terão de você e da sua prática. Além de uma decoração bonita e limpa, considere também se o local não está muito entulhado de informações como quadros, cores e peças.

Outro ponto importante é que muitos pacientes associam a organização de um local com a sua limpeza, o que pode gerar insegurança no atendimento do profissional se ela não for perfeita.

2 – Categorize seus instrumentos

Durante um procedimento, muitos instrumentos e equipamentos são utilizados. Por isso é essencial que eles estejam acessíveis e organizados. Uma maneira de organizá-los é segmentar por setor (ortodontia, limpeza bucal, reconstrução etc.), categorizar e depois identificar tantos os produtos quanto os instrumentos que você utiliza no dia a dia.

3 – Fichas de pacientes têm de ser prioridade

Independentemente se a armazenagem das informações dos pacientes é feita de forma física ou digital, tê-las organizadas é essencial para o bom funcionamento do consultório.

Se ela for física, reserve um armário para a colocação das fichas em ordem alfabética. Lembre-se que o prontuário do paciente deve estar organizado com a anamnese, ficha clínica, contratos, receitas, exames e outros documentos.

4 – Retire de seu consultório panfletos e outros papéis

Salas de espera costumam ter muitos panfletos e papéis em mesas. Mas isso normalmente só atrapalha a organização e a limpeza do local. Uma boa alternativa para retirá-los do caminho é entregá-los – apenas os relevantes – para cada paciente diretamente a eles dentro de um envelope com recomendações ou então utilizar suportes apropriados para colocação dos panfletos.

5 – Arrumação deve ser constante

Separar apenas um dia para a organização de tudo é, além de contraprodutivo, uma frequência muito baixa. Entre cada consulta, reserve um tempo para organizar o consultório e garantir que o próximo paciente terá um espaço tão agradável quanto útil. Ao final do dia também é sempre bom ter uma hora para organizar documentos maiores, fazer o fechamento do caixa e organizar objetos maiores. Desta maneira, o dia seguinte começará ainda mais produtivo.

6 – Faça uma agenda

Uma agenda completa vai muito além de marcar consultas, procedimentos e cirurgias. Tenha tudo sempre bem organizado na agenda – inclusive os números de telefone dos pacientes. E  use SMS e WhatsApp para confirmar consultas, enviar mensagens de aniversário e para ver se está tudo bem com o pós-operatório do paciente, por exemplo. Mantenha uma agenda sempre organizada. Afinal, memórias falham e isso pode trazer um grande prejuízo para a sua credibilidade.

7 – Mensalmente, revisite seu estoque

Muitos dos produtos utilizados em procedimentos odontológicos têm alguma data de validade. Mas não é interessante verificá-la no momento do atendimento, certo? Reserve um tempo todos os meses para avaliar a data de validade de todos os produtos do seu estoque e trazer para a frente os que estão mais próximos de vencer.

Essa é uma maneira também de garantir que o estoque dos produtos está sempre em dia e otimizar a compra de materiais.

8 – Delegue tarefas

Centralizar toda a organização do consultório não é produtivo, uma vez que sua prioridade no dia a dia deve ser o atendimento dos pacientes. Treine seus funcionários para algumas dessas funções e garanta que elas sejam cumpridas. Tenha escrito e bem definido quais tarefas devem ser feitas, com qual frequência e por qual funcionário para que o controle seja mantido.

Manter a organização de um consultório é trabalhoso e exige dedicação constante. No entanto, ela traz benefícios incontáveis para os seus pacientes e funcionários. Encaixe um horário para organizar o consultório e teste como seus dias ficarão mais produtivos!


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