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Secretária-gestora: aposte nessa ideia!


É até difícil imaginar as rotinas do seu consultório sem a figura da secretária, não é mesmo? Essa profissional agenda consultas, formaliza e envia comunicados, organiza as reuniões, recepciona os pacientes e muito mais. Apesar das secretárias já ocuparem um lugar importante nos consultórios odontológicos, elas podem ser preparadas para ser o braço direito do dentista na gestão da empresa, descentralizando, assim, as tarefas que o dono do consultório costuma acumular.

Foi-se o tempo em que as secretárias limitavam suas atividades às questões operacionais como marcar horários e atender telefonemas. Se você quer contar com uma secretária gestora, veja a seguir como tornar isso possível!

Invista em capacitação

Se está nos seus planos promover a sua secretária a gestora do seu consultório, o ideal é que você a prepare para as novas responsabilidades. Comece você mesmo treinando a profissional para a execução das rotinas gerenciais do negócio, mas não deixe de investir em capacitação formal. Pague cursos e palestras para que a secretária aprenda um pouco mais e atualize os seus conhecimentos.

Aprenda a delegar e empoderar

O consultório é seu e não vai deixar de ser porque agora você dividirá responsabilidades de gestão com a sua secretária. É preciso desapegar de determinadas funções e aprender a delegá-las. Além da simples delegação, empodere a secretária e dê autonomia para que ela tome certas decisões, mas sempre respeitando as diretrizes do consultório. Com o passar do tempo, os processos de gestão ficarão mais fluidos e a produtividade no consultório vai aumentar. Como se não bastasse, o seu nível de estresse e preocupação diminuirão, pois agora você tem alguém para te ajudar a gerir o negócio.

Procure desenvolver na secretária habilidades que ela ainda não tem

Normalmente as secretárias são simpáticas, organizadas, educadas, comunicativas e elegantes. Além disso, elas possuem habilidades de digitação, arquivamento, informática e redação técnica, mas isso não faz delas gestoras. Para ajudar no gerenciamento do consultório elas precisam ter boas noções de finanças e matemática,  espírito empreendedor, tino comercial, capacidade de liderança, inteligência emocional, habilidade para gerenciar conflitos, etc. Nesse sentido, é fundamental viabilizar o desenvolvimento das competências se elas ainda faltarem à secretária.

Esqueça as fórmulas prontas

As dicas mencionadas aqui são eficientes, mas não espere que elas, sozinhas, promovam milagres no seu consultório. Não se transforma uma secretária em gestora da noite para o dia, assim como não existe uma receita de bolo que possa ser aplicada em todos os casos. O ideal é considerar as especificidades do consultório, o perfil e a experiência da secretária para conduzir todo o processo de formação de uma secretária-gestora. No mais, só invista nessa ideia se você realmente confiar na sua secretária e se ela tiver verdadeiro potencial na área de gestão.

E aí, você está disposto a transformar a sua secretária no seu braço direito? Acredita que isso pode melhorar a organização e produtividade no seu consultório? Compartilhe sua opinião com a gente através dos comentários! Continue acompanhando as novidades do nosso blog!


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