Seu consultório não é apenas o local em que você oferece serviços e recebe pacientes. É uma empresa, como qualquer outra. Exatamente por isso, seu trabalho tem como palavra-chave o termo “gestão”. Sim, ao mesmo tempo em que atua como um profissional em Odontologia, você é um administrador de agendas, pagamentos recebidos, contas a quitar e, claro, estoques.
Não se trata de uma tarefa fácil. No entanto, é o tipo de atividade que, bem esquematizada e cumprida à risca, só traz retornos positivos. Inclusive evitando o constrangimento fatal de procurar determinado item às vésperas de um procedimento (com paciente à espera) e perceber que, por um erro de cálculo, o material está em falta. Você não quer passar por isso, certo? Então continue acompanhando o nosso post e aprenda algumas dicas para gerenciar da forma adequada o seu estoque!
Aposte em exatidão
Muita gente aposta no clássico “olhômetro” para calcular quando precisa ou não fazer encomendas aos fornecedores. Isto é, basta dar uma olhada nas prateleiras, perceber se há fracos ou caixas se esvaziando e, aí, partir para as compras.
No entanto, essa “fórmula” tem seus riscos exatamente por não permitir que você tenha controle exato sobre o que entra ou sai do seu consultório. Isso significa que até mesmo seus gastos e investimentos não são previsíveis e que trabalhar para se proteger contra imprevistos, tanto financeiros quanto de materiais, também não será possível. Portanto, invista em ações organizadas — e devidamente anotadas — de controle.
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Monitore fluxos
Para começar, você pode trabalhar com fichas de papel. No topo delas, escreva o nome do medicamento ou ferramenta em questão. Logo abaixo, faça um quadro em que indique datas e quantidades utilizadas.
Programe-se para avaliar essas anotações periodicamente e, assim, será possível analisar em quanto tempo seu estoque é suficiente, quando começa a ameaçar escassez, qual o investimento necessário e em que momento você deve contatar seu fornecedor sem pressa. Compras em cima da hora estão sob risco de não chegarem a tempo. Além disso, você pode não contar com prazos suficientes para fazer trocas. Complicado, hein?
Organize o que for possível com base em datas de validade
Quando organizar seu estoque, observe que produtos têm prazo de validade e os disponha em ordem crescente. Assim, você dará prioridade àquilo que atingirá o limite de utilidade mais rápido e, claro, evitará perdas (sinônimos de prejuízos!).
Evite grandes estoques
Você quer ter segurança e saber que todos os itens necessários ao seu trabalho estarão à mão no momento em que precisar deles, não é? Para isso, pode — e deve! — recorrer à estocagem com margem de segurança. Mas cuidado para não fazer armazenamentos faraônicos. Afinal de contas, se você contar com um estoque muito maior do que o que você precisa, você terá materiais (e, consequentemente, dinheiro) pararados sem necessidade.
Além de correr o risco de perder materiais por desgaste ou falta de utilização, você também pode perder feio para medicamentos e equipamentos novos no mercado. Com isso, seu trabalho terá procedimentos obsoletos até que seu estoque seja esvaziado e você possa, enfim, investir em novidades que em muitos casos até tornam seu trabalho mais prático.
Recorra a softwares
Tecnologias são aliadas em todos os setores do seu consultório: da recepção, com catalogação de clientes e horários, passando por sua sala de equipamentos e chegando, claro, ao seu estoque. E para lidar com ele já há aplicativos gratuitos capazes de ajudar no controle de entradas, saídas, quantidades e frequências no gasto de materiais.
Outras versões, mais encorpadas, permitem listagem e até contato direto com fornecedores. Vale a pena contar com eles. Além de práticos e rápidos, esses programas dão ar moderno ao seu trabalho.
E então, você já utiliza estas dicas para fazer o gerenciamento de materiais no seu consultório? Conhece alguma outra dica importante sobre o assunto? Conte pra nós através dos comentários!
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