Para manter a rotina do seu consultório odontológico na mais perfeita ordem, ajustar eventuais falhas, traçar planos e alinhar as ações no estabelecimento, é essencial que haja uma boa comunicação entre o gestor e os funcionários, além de encontros regulares para a discussão de ideias. A melhor forma de fazer isso não é no happy hour após o expediente, mas sim em reuniões dentro do próprio consultório. Veja algumas dicas para promover (e conduzir!) esse tipo de reunião de maneira produtiva e enriquecedora para o negócio. Continue acompanhando o nosso post!
Planeje a reunião
Toda e qualquer reunião no seu consultório odontológico deve ser bem planejada. As pautas e os objetivos precisam ser claramente definidos e, se possível, você deve fazer um checklist com os pontos a serem discutidos no decorrer da reunião. Isso vai passar a ideia de organização para os funcionários, além de ajudar a otimizar o tempo.
Prepare os funcionários
Nada de chegar no consultório recrutando a equipe inteira para uma reunião emergencial. Ainda que o meeting seja urgente, dê ao menos uma hora para que os profissionais se preparem. Além disso, informe o assunto que será discutido, pois assim eles poderão levantar questionamentos e pensar em sugestões relevantes.
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Determine o tempo da reunião previamente
Não se esqueça que um dia no consultório não pode — e nem deve — ser feito apenas de reuniões. É preciso estabelecer um tempo limite para a conversa com os funcionários, a fim de não comprometer os horários das consultas e rotinas administrativas. Outro detalhe importante é não marcar essas reuniões fora do horário de expediente, a menos que você esteja disposto a pagar horas extras para os funcionários.
Lembre-se que nem tudo que acontece no consultório é motivo para reunião
É um erro dos grandes convocar uma reunião para cada pequeno problema no consultório. Em muitos casos, é possível encontrar soluções de forma prática, diretamente com o profissional envolvido no assunto. Por falar nisso, escolha bem os participantes da reunião e só chame realmente quem estiver ligado às questões que serão discutidas. Quanto à secretária, é importante contar com o auxílio dela em todas as reuniões, para que ela ajude a operacionalizar os encontros, anotar as decisões, etc.
Tenha (e mantenha!) o foco
Cuidado com muitos detalhes durante a reunião. É melhor manter o foco do que se delongar em minúcias e terminar a reunião sem resolver nada. Em outras palavras, concentre-se no que realmente for mais importante no momento.
Considere o perfil, rotina e necessidades do consultório
Na hora de definir o tema, o público e até a duração e frequência das reuniões, é necessário levar em consideração o perfil, a rotina e as necessidades do consultório, porque o que vale para uma empresa, pode não funcionar para outra. Se a reunião vai ser semanal ou não, se reunirá todos os dentistas, se durará meia ou uma hora, isso quem pode definir melhor é o próprio gestor.
Coloque essas dicas em prática no seu consultório e não se esqueça que o mais importante é usar as reuniões sempre com a finalidade de melhorar o trabalho, solucionar os problemas e verificar os resultados, afinal, é justamente para que o negócio cresça forte e saudável, que as elas existem.
Você conhece outra dica importante sobre como (e quando) fazer uma reunião com os colaboradores do seu consultório? Conte pra nós através dos comentários! Continue de olho no nosso blog!
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Gostaria de saber. como devo me proceder com os pagamentos dos dentistas que trabalham comigo ,não sou dentista mas já trabalho a 22 dois anos nessa área como ,Asb,gerente administrativa agora a 4 anos como proprietária da clinica,tive alguns problemas com o financeiro pois peguei uma clínica já com dívidas e logo depois como tenho o convênio da polícia militar ,fiquei 7 meses até com pagamentos atrasados e agora já estou conseguindo me estabelecer,,mas queria ter opiniões para melhor desempenho da clínica,só atendo o convênio da polícia militar e particular.